Centrul de Instruire pentru contabili
«Eurostudii»

Sisteme informatice erp pentru integrarea eficientă a contabilităţii în procesele economice de business

Decebal, 80 2038 Moldova, or. Chisinau +373 22 63-28-60
Scris de: | Data publicării:

ABSTRACT: This article outlines the importance of implementation the ERP (Enteprise Resource Planning) in the economic entities. Also, analyses the advantages and disadvantages of this system, as wel as the reasons why entitites decide to use the ERP. Being one of the modules of ERP system, accounting ofers an overview above economic activity, also has a great importance in taking management decisions.

Pe parcursul ultimilor ani, mai multe entităţi mari din Republica Moldova au conştientizat necesitatea implimentării sistemelor informatice integrate de clasa Enteprise Resource Planning (ERP).

ERP este o soluţie software multi-modulară din seria aplicaţiilor economice, care informatizează şi integrează majoritatea proceselor economice ale entităţii cu scopul optimizării şi creşterii eficienţei acestora.

Istoria sistemelor ERP datează din anii 1960 cînd acest tip de aplicaţie software era folosit cu preponderenţă pentru asistarea procesului de producţie. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Deşi utile în activitatea de producţie, aceste aplicaţii nu işi extindeau funcţionalităţile şi spre alte zone de interes pentru o entitate precum contabilitate,  resurse umane, vînzari ş.a.

Începînd cu anii ’90 sistemele ERP au început să i-a forma aplicaţiilor actuale. Deşi după apariţia MRP funcţionalităţile acestui tip de programe au început să se extindă, ERP-ul actual a luat fiinţă în momentul în care informaţiile au fost centralizate într-o platformă comună și funcţiile sale au fost integrate.

Astăzi, sistemele ERP fac un nou pas în dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea activităților. Clienţii de la mii de kilometri distanţă pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitaţilor ERP cu aplicaţiile WEB.

Integrarea tuturor departamentelor dintr-o entitate într-un program de computer care serveşte nevoilor particulare a fiecărui sector, a fost tot timpul o adevărată ambiţie. Îmbinarea departamentelor financiare, de resurse umane, contabilitate ş.a. este dificilă fiindcă funcţionarea fiecăruia din acestea este de regulă în mod particular, avînd un software optimizat individual. Spre exemplu recepţionare stocurilor face o calătorie lungă, pe hîrtie, de la un angajat la altul fiind reintrodusă în sisteme informatice ale diferitor departamente. Deseori acestui tip de recepţionare apar o mulţime de erori, întîrzieri de informaţie, lipse de date clare ect.

Deci scopul unui sistem de gestiune a companiei de tip ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanţi pentru o afacere de succes: factorul uman, financiar, tehnic şi de resurse (cei 4 M - Man, Money, Machines şi Materials), într-un singur program.

Specialiştii în domeniile de management şi sisteme informaţionale pentru afaceri propune ca definiţie pentru ERP: ”un pachet care promite integrarea completă a tuturor informaţiilor din cadrul unei entități. Acest concept este ilustrat în Figura 1.

Figura 1. Schema conceptuală a unui sistem ERP

Din punct de vedere al modului de organizare, ERP este structurat pe principalele funcții ale entităţii: financiar-contabil, vînzări și creanțe, procurări și datorii, stocuri, management depozit, service, resurse, resurse umane, producţie, marketing și alte funcții utile. Fiecare arie funcțională este la rîndul ei structurată în mai multe subfuncțiuni specifice. Lista de funcționalități enumerată mai sus se regăsește în forma unor module integrate din care entitățile pot alege numai ceea ce au nevoie. O astfel de abordare flexibilă asigură o adaptare cît mai bună a aplicației la cerințele specifice fiecărei companii.

Într-o organizație, un sistem ERP integrează toate procesele economice: producţie, distribuţie, contabilitate, personal, stocuri, service şi mentenanţă, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesibilitate, vizibilitate şi consistenţa informaţională.

Un sistem ERP oferă posibilitatea de lucru multiutilizator, multiscop și multispațiu, prin integrarea tuturor aplicațiilor dintr-o entitate într-o soluție globală, ce acoperă toate procesele intercorelate prin care se concretizează activitatea entităţii.

ERP învinge programele software din departamentele financiar, resurse umane, producţie şi stocuri şi îl înlocuieşte cu un singur program sofware împărţit pe module software care aproximează vechile sisteme din fiecare departament în parte. Marea majoritate a sistemelor ERP de pe piaţă sunt flexibile, astfel încât poţi instala doar o parte din modulele sistemului fără a fi nevoit să cumperi întreg pachetul. Multe entități, de exmplu, vor instala doar modulele financiar-contabil şi resurse umane şi vor lăsa celelalte module să le instaleze ulterior. Conform Panorama Consulting cei mai mari furnizori de sisteme ERP au fost împarţite în trei grupe mari:

  • SAP, Oracle,Microsoft;
  • Epicorn, Sage, Lavson, Infor;
  • ABAS, Activant Solution, Baan.

     În Republica Moldova cei mai mari furnizori de sisteme  ERP sunt companiile Daac System, Net info, 1C, Unisoft, Deeplase. Pe lîngă majoritatea sistemelor integrate, cele mai populare sisteme ERP pe piaţa ţării noastre este 1C  şi Oracale.

            Cele mai principalele caracteristici ale soluţiilor ERP ar fi organizarea procesele şi activitaţilor de afaceri punînd la dispoziţie informaţii rapide, concrete şi concise. ERP-rile au abilitatea de a se adapta rapid la schimbările permanente ale mediului comercial cu întreruperi minime ale activităților entității şi oferă o interfață de utilizare modernă care va crește productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent operării. Conducerea va avea sprijin la luarea deciziilor manageriale pe baza unor informaţii inteligente oferite în timp real.

Totodată prin achiziţia unui ERP se investeşte în instrumente inovatoare, ușor de folosit, beneficiind de tehnici moderne în afaceri şi îmbunătăţirea randamentului afacerii. Entităţile au de cîștigat prin utilizarea aplicației, scutindu-se de resurse, reducînd costurile.

Cu ajutorul unui ERP se obţin rezultate măsurabile: atribuţiile unor angajaţi sunt îndeplinite cu minim 40% mai repede decît timpul necesar altor sisteme. Activitaţile sunt executate într-un mod mai rapid şi mai liniştit ca rezultat al utilizării interfeţei ușor de accesat, mecanismelor încorporate pentru planificarea activităţilor și pentru funcţionalitatea şi controlul fluxului de lucru.

De regulă informaţia va fi prezentată într-un format gata de utilizat, conform necesităţilor personalului care utilizează aplicaţia. Soluţia ERP înglobează de asemenea şi scenarii de business intelegent, gata de utilizat. Prin urmare, și aspectele problematice dar și posibilitățile de dezvoltare vor fi mai ușor de identificat și de acționat asupra lor. Activităţile comerciale sunt dobîndite cu flexibilitate și energie necesară în vederea utilizării pe deplin a acesteia. Comunicarea între companie şi clienţi va deveni mai rapidă şi mai eficientă.

 

Principalele motive  de implimentare a sistemelor ERP în diferite entităţi.

Un motiv ar fi integrarea datelor financiare, întrucât administratorul general încearcă să înţeleagă performanţele generale ale companiei, va putea să evalueze diferite versiuni ale problemei, deoarece contabilitatea are propriile cifre privind veniturile, departamentul de vânzări cu alte date, iar diferitele departamente de lucru pot avea şi ele propriile versiuni.

De asemenea integrarea bazei de date de comenzi - aplicaţia ERP poate deveni locul unde comanda unui client poate să se integreze rapid din momentul în care este primită, până când bunurile sunt livrate.

Având aceste informaţii într-o singură aplicaţie şi nu în mai multe aplicaţii independente care nu comunică între ele, companiile pot ţine o mai bună evidenţă a comenzilor, pot coordona mai bine producţia, stocurile şi livrările din mai multe locaţii în același timp.

Standardizarea şi eficientizarea procesului de producţie în companiile de producţie,  este un motiv principal în mod deosebit, celor care doresc să fuzioneze sau să se extindă, efectuînd aceeaşi greşeală în mai multe puncte de lucru, folosind diferite metode şi aplicaţii.    ERP vine ca metodă standard pentru automatizarea unor paşi din procesul de producţie. Standardizarea acelor procese şi folosirea unui singur sistem integrat poate salva timp, reduce costurile şi creşte producţia.

Optimizarea stocurilor în sisteme ERP ajută procesului de producţie să curgă fără probleme şi îmbunătăţeşte modul de îndeplinire a comenzii. Asta poate duce la reducerea pierderilor, a producţiei în curs şi poate ajuta utilizatorii aplicaţiei să planifice mai bine livrările, să reducă stocul de produse finite din depozite.

Nu în ultimul rînd standardizarea informaţiilor din departamentul resurse umane este un motiv în special pentru companiile cu mai multe puncte de lucru, departamentul de resurse umane care nu au o metodă unică de urmărire a timpului angajaţilor şi de comunicare cu aceştia despre beneficii şi servicii.

Daca ar fi să enumerăm beneficii de bază a sistemelor informatice ERP cele mai evidente sunt:

  • Trasabilitate– sistemul permite urmărirea evoluţiei oricărui document primar din companie (din ce a fost generat, ce alte documente a generat, în ce module a fost folosit, etc.) precum şi a persoanelor care lucrează şi realizează modificări în baza de date.
  • Integrabilitate– soluţia integrează întreaga activitate a unei companii într-un sistem unitar cu o baza de date unică.
  • Flexibilitate- sistemul se mulează pe activitatea companiilor din toate domeniile de activitate, datorită extensiilor specifice, flexibile şi rapid configurabile de care dispune (leasing, contracte, rate, credite, asigurări, producţie, service, parc-auto, resurse umane şi salarizare, etc.)
  • Modularitate- structura pachetului este modulară, fiecare aspect al activităţii unei companii fiind tratat într-un mod specific şi adecvat.
  • Fiabilitate– se poate porni de la o configuraţie minimă, module suplimentare putând fi adăugate ulterior. În plus, pachetul software nu necesită transformări în cazul unor modificări esenţiale ale dimensiunii şi complexităţii companiei.
  • Securitate– sistemul asigură un nivel avansat de securitate, drepturile sau restricţiile utilizatorilor ajungând până la nivelul cîmpurilor din baza de date.
  • Configurabilitate ridicată în ceea ce priveşte tranzacţiile, modelele de conectare, rapoartele specifice, planurile de conturi, centrele de cost.
  • Raportare– sistemul asigură proiecţia întregii activităţi în setul de documente tip - raportările impuse de legislaţie, raportări specifice, documentele prevăzute de procedurile interne - eliminînd astfel inconsistenţele şi redundanţele.
  • Arhivarea datelor– sistemul asigură un mod de arhivare a datelor complet configurabil în scopul eficientizării folosirii spaţiului de pe hard-disk simultan cu obţinerea unei viteze sporite de lucru.
  • Aliniere la obiectivele organizaţionale- control în timp real, optimizarea activităţii şi creşterea eficienţei, suport decizional.

În condiţiile în care operaţiunile care se efectuează în toate departamentele companiei se reflectă în activitatea de management financiar, un program software care să asiste activitatea financiar-contabil este absolut necesar.

Modulul contabil oferă imaginea de ansamblu asupra activităţii şi stă la baza deciziilor de management. Scopul departamentului contabilitate din cadrul sistemului ERP, este automatizarea operațiunilor contabile generale, oferind astfel entităților economice, indiferent de mărimea și destinația lor, flexibilitate și utilitate.

Figura 2 „Model de înregistrare a datelor angajatului în sistema ERP”

Activităţile responsabililor care se ocupă de contabilitatea primară sunt în mare parte aceleaşi, indiferent de domeniul de activitate al companiei. Fie că este vorba de o entitate de prestări servicii, producţie sau comerţ este nevoie de o evidenţă a documentelor emise către clienţi, a documentelor primite de la furnizori şi chiar a documentelor interne care se redactează pentru transferul resurselor între departamente. Redactarea, înregistrarea şi operarea informaţiilor cuprinse în aceste documente reprezintă o activitate administrativă care, în funcţie de complexitatea activităţii entității, poate consuma un volum de timp considerabil.

Fiecare entitate doreşte să obţină rezultate optime în domeniul de activitate în care funcţionează, iar o modalitate de a aloca mai multă forţă de muncă activităţii proprii este reducerea timpului dedicat activităţii administrative. Aici intervine decizia implementării unui sistem ERP care să automatizeze o mare parte a activităţilor financiar - contabile ale entităţii.

Prin utilizarea unui sistem software integrat datele vor fi introduse în sistem o singură dată urmînd a fi preluate ulterior pe restul documentelor primare implicate în diferite tranzacţii. În acest fel se scurtează timpul alocat redactării şi procesării de documente.

Un alt avantaj al automatizării contabilităţii primare este eliminarea erorilor care pot interveni prin procesarea unui număr mare de date într-un sistem în care există mijloace puține de verificare/auto-verificare. Un sistem ERP care oferă funcţionalităţi destinate contabilităţii primare, are o bază de date validă (nomenclator) pe care o utilizează în emiterea documentelor reducînd la maximum intervenţia umană. Aducerea la zi a informaţiilor din această bază de date, işi va produce efectele pentru toate documentele ulterioare modificării.

Prin contabilitatea primară trec cele mai multe informații, care pot oferi o imagine de ansamblu asupra activității desfășurate, informaţii care sunt sintetizate şi stau la baza deciziilor de management.

Un program de gestiune poate oferi această sinteză în mod automat utilizînd toate datele disponibile la momentul raportării. În acest fel, informaţiile necesare evaluării activității companiei, dar și cele importante pentru procesul decizional sunt accesibile, actuale şi corecte.

Este deja bine știut că un mediu de afaceri propriu zise pentru orice fel de întreprinzător este caracterizat de stabilitatea legislativă.

Modificările frecvente şi importante în legislaţie creează perturbări în funcţionarea unei afaceri prin impunerea necesităţii de adaptare a modului de lucru la noile condiţii.

Cele mai afectate departamente sub aspectul procedurilor utilizate şi a documentelor elaborate sunt departamentele de resurse umane şi de contabilitate.

Fiind segmente ale afacerii care lucrează intens cu module ale pachetelor ERP, de regulă furnizorul soluţiilor software pune la dispoziţia utilizatorilor update-urile legislative, înainte ca modificările legislative să intre în vigoare. Furnizorul soluțiilor ERP care conţin un modul dedicat contabilității financiare va fi întotdeauna bine informat referitor la modificările legislative promulgate.

Dacă echipa de experți contabili va lucra în bune condiţii cu echipa de programatori şi vor face modificările necesare în program, atunci aceasta va respecta sensul noii legi.

Această modalitate de abordare a furnizorului de soluţii ERP este necesară pentru ca beneficiarii să nu resimtă modificările legislative ca un neajuns în activitatea pe care o desfășoară. De asemenea, furnizorul trebuie să aibă disponibilitatea de a oferi școlarizare utilizatorilor în cazul unor modificări ample care fac necesară pregătirea beneficiarilor pentru a face faţă noilor condiţii.

Ca orice proiect există probabilitatea ca implimentarea ERP-ului să eşueze. Modul în care sunt eliminate riscurile proiectului pot micșora sau mări această probabilitate. Contează foarte mult modul în care activează echipa de implementare, comunicarea între echipa furnizorului şi a beneficiarului, motivaţia viitorilor utilizatori şi altele. Pentru implimentarea unui sistem ERP corect, este necesară de regulă  schimbarea modului în care se desfăşoară activitatea şi a modului în care lucrează angajaţii.

Cele mai întîlnite motive de eşuare a proiectelor de implementare ERP pot fi:

  • Activitățile premergătoare implementării au fost făcute defectuos sau deloc;
  • Utilizatorii n-au fost "pregătiţi" (psihologic) să accepte un nou sistem;
  • Strategia operaţională a companiei nu susţine descrierea proceselor şi implementarea;
  • Implementarea a durat mult mai mult decît se estimase;
  • Costul proiectului a depășit mult costul estimat iniţial.

Folosirea cu success a tuturor avantajelor unui ERP presupune atît o implementare corectă cît şi o folosire corectă. Este foarte important să se achiziţioneze un sistem flexibil care să se adapteze repede modificărilor apărute în procesele de business.

Un alt aspect important pentru reușita unei implementări este stabilirea de la început în cadrul entității a unui coordonator cu autoritate. Acesta trebuie să poată lua decizii legate de implementarea sistemului, să atribuie sarcini noilor utilizatori, şi să raspundă cerinţelor de informare a implementatorilor.

Marii furnizori de soluţii ERP au devenit preocupaţi de dezvoltarea, achiziţionarea sau extinderea funcţionalităţilor pachetelor, astfel ca acestea să treacă dincolo de domeniile financiar- contabil, de planificare şi urmărirea a resurselor. Se aşteaptă ca în următorii ani, ERP să fie redifinită ca platformă de sprijinire globală a afacerilor electornice, fiind deja a doua generaţie de sisteme trecînd de la ERP la ERP II.

Informaţia este astăzi prezentă în orice domeniu de activitate, fiind cu siguranţă cea mai valoroasă resursă pe care o posedă entitatea. Valorificarea deplină a informaţiei se poate realiza numai în cadrul unui sistem informaţional bine pus la punct, capabil să ofere informaţia de care este nevoie oricînd și într-un timp cît mai scurt. Programele ERP în prezent vin în sprijinul acestui lucru culegînd și prelucrînd datele financiar-contabile, transformîndu-le în informaţii de sinteză şi analiză pentru a avea o viziune cît mai clară a activităţii economice pentru proprietarii entităților.

Bibliografie